Bei der Einrichtung eines digitalen Arbeitsplatzes stellt sich immer die Frage nach dem richtigen IT-Konzept. Welche EDV-Geräte werden verwendet und welchen Zweck sollen sie erfüllen? Welche Software ist entscheidend und was geschieht mit den Daten?

Das IT-Konzept

Um diese Fragen zu beantworten, muss ein entsprechendes Konzept vorliegen.

Der IT-Bereich gliedert sich dabei in die Hardware, die Software und die Systemadministration.

Die Hardware teilt sich auf in die Komponenten PC und Terminals, Peripheriegeräte, den Server und die Sicherungseinheiten.

Zu den Sicherungseinheiten gehört nicht nur ein Datensicherungsgerät, sondern auch eine USV-Einheit. Darunter versteht man ein spezielles Gerät, das die Stromversorgung auch in kritischen Phasen gewährleistet. Störungen können nicht nur im Datennetz auftreten, sondern auch im Energienetz. Das USV-Gerät sorgt für eine unterbrechungsfreie Stromversorgung, auch wenn der Strom für kurze Zeit ausfallen sollte.

Die Datensicherung

Die Sicherung von wichtigen Daten kann nicht nur digital erfolgen, sondern auch offline. Alle wichtigen Unterlagen sollten daher in Schriftform vorliegen und auf herkömmliche Art kopiert werden.

Für die digitale Datensicherheit kann man Schlüsseldaten entweder auf eine externe Festplatte kopieren oder auf eine Cloud ausweichen. Dabei sollte man auch nicht die Kontaktdaten vergessen, die im Handy gespeichert sind. Auch hier empfiehlt sich zeitweise eine externe Datensicherung. Für die Speicherung von Daten in einer Cloud stehen im Internet Plattformen zur Verfügung. Zu erwähnen sind hier beispielsweise Google Docs oder Evernote.

Zur externen Speicherung geringerer Datenmengen kann man auch USB-Sticks verwenden. Wer seine Daten professionell speichern möchte, kann auch ein NAS-Gerät verwenden. Dieses ist Teil des gesamten EDV-Netzwerks. Eine andere Möglichkeit bieten SAN-Geräte, die direkt am Server installiert werden. Die langlebigste Form der Datensicherung besteht in der Magnetbandsicherung. Dabei werden die Daten auf ein Magnetband geschrieben, das an einem geschützten Ort sicher aufbewahrt wird.

In Deutschland sind Klein- und Mittelbetriebe dazu verpflichtet, wichtige Daten und Dokumente gesondert aufzubewahren. Unter diese Aufbewahrungspflicht fallen Handelsbücher und steuerrelevante Daten, eine Liste des Inventars, alle Berichte im Rahmen des Jahresabschlusses, Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege.

Die Software

Zum IT-Konzept gehört neben den Hardwarekomponenten auch die Software. Dazu gehört das Betriebssystem, das genutzt wird. Die Betriebssysteme können je nach Arbeitsplatz variieren. Auch die einzelnen Programme, die auf den Computern installiert sind, gehören zum Konzept. Im Bürobereich werden wahrscheinlich vorwiegend Officeprogramme verwendet werden, während im Produktions- und Fertigungssektor CAD- oder CAM-Programme Verwendung finden. Weiter zählen auch der Webbrowser, das E-Mail-Programm oder die Virenschutzprogramme zum Softwarekonzept.

Die Systemadministration

Eine IT kann nur dann lückenlos und einwandfrei verwendet werden, wenn auch die regelmäßige Wartung der Anlagen gewährleistet ist. Die Administration kann entweder über den eigenen Mitarbeiterstab erfolgen oder man kann auf externe Partner zurückgreifen. Die Aufgaben der Systemadministration liegen zum einen in der Einrichtung der Software, dem Einspielen von Updates sowie der Verteilung der Nutzerberechtigung und des Passwortmanagements. Zum anderen erfolgt durch sie die Einrichtung der Hardware und der Vornahme notwendiger Reparaturen. Auch die Einschulung der Mitarbeiter für den IT-Bereich obliegt den Systemadministratoren. Zudem sind die Administratoren auch für die Datensicherung und zum Schutz vor Computerviren verantwortlich. Sie müssen rechtzeitig auf Fehlermeldungen reagieren und entsprechend einschreiten können.

Natürlich spielen auch die Investitionskosten eine wesentliche Rolle bei der Umsetzung eines IT-Projekts. Die notwendigen Geräte können gekauft, gemietet oder geleast werden. Um unnötige Kosten zu vermeiden, ist es ratsam, vorab das komplette IT-Konzept zu erstellen und gut zu durchdenken. Dazu gehören auch bestimmte Fragestellungen: Wo gibt es das größte Datenaufkommen im Unternehmen und wie werden die Daten genutzt? Wer soll Zugriff darauf haben und wie lange sollen die Daten verfügbar bleiben?