Viele Unternehmen und Freiberufler zahlen viel zu viel Geld für ihre IT- und Softwareausstattung. Nicht, dass die jeweiligen Komponenten und Programme nicht das Geld wert wären, welches sie kosten. Vielmehr kaufen die meisten gewerblichen Anwender zu viele Geräte, die nicht benötigt werden, setzen auf redundante Softwarelösungen oder nutzen die teuer erworbene Hardware und Software nur selten oder nach einmaliger Anwendung gar nicht mehr. Zahlen des Bundes der deutschen Industrie belegen, dass rund ein fünftel der IT Kosten in großen und mittelständischen Unternehmen unnötig anfallen. Je nach Unternehmensgröße und IT-Entscheidung können das selbst im Kleinbetrieb mehrere zehntausend Euro im Jahr sein, die sich sinnvoller einsetzen lassen.

Bedarfsanalyse vor Anschaffung

Wie bei jedem anderen Produktionsmittel, sollte auch bei der IT gründlich vorher geprüft werden, was an Rechnerausstattung zur Erfüllung gegenwärtiger und geplanter Aufgaben notwendig ist. Wer ein livestudio betreibt, braucht sicherlich andere Rechnerkapazitäten als ein Optikermeister. Auch braucht nicht jeder Mitarbeiter automatisch einen Rechnerarbeitsplatz. Nur wer regelmäßig – also mehrmals in der Woche – Daten pflegt, Dokumente erstellt oder andere rechnerbasierte Leistungen erbringt, braucht einen eigenen Bildschirmarbeitsplatz.

Alternativen sind persönliche Tablets, die Arbeit mit privaten oder dienstlichen Smart Phones oder das Teilen eines Arbeitsplatzes unter mehreren Mitarbeitern. Dies empfiehlt sich vor allem dann, wenn ohnehin in Schichten gearbeitet wird, wenn Arbeitsplätze wie in einer Großraumredaktion oder in einem Call Center standardisiert sind oder wenn ein Arbeitsplatz, wie an einer Rezeption oder im Front Office, ohnehin von wechselnden Mitarbeitern besetzt wird.

Die Peripherie kann in der Regel heutzutage immer durch mehrere Rechner genutzt werden. Ein Drucker, Scanner, Fax oder Datenterminal reicht jeweils aus und lässt sich mittels LAN oder Funknetz von verschiedenen Rechnern aus ansteuern.

Browser- und Cloudbasierte Software

Wie in der Hardware, so ist das Sharing-Prinzip auch bei den notwendigen Programmen angekommen. Buchhaltung, Planung, Fahrtenverwaltung oder Website – fast alle gängigen Anwendungen lassen die User inzwischen Browser- oder Cloudbasiert arbeiten. Im Ergebnis kommt das Unternehmen mit weniger Lizenzen aus, die auf allen Rechnern funktionieren.